Consuntivo mensile, in produzione

Consuntivo mensile pronto per il caricamento, con verifica dell'esito

A fine mese i lavori chiusi vanno rendicontati al committente. Il gestionale prepara il consuntivo nella forma che il suo portale richiede e poi legge le ricevute di ritorno. Il portale dice «caricato». Noi ti diciamo «acquisito».

Lavoriamo sui flussi dei principali operatori; nomi e marchi sono dei rispettivi proprietari, nessuna affiliazione.

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Dal consuntivo del mese alla ricevuta che conta

Il flusso completo, con lavori di esempio. Guarda dove arriva la ricevuta: è lì che si vede l'esito vero.

flusso consuntivo / dati di esempio
  1. Lavori chiusi del mesetutti insieme, a mese concluso
  2. Regole del committenteapplicate dal gestionale
  3. Consuntivo prontocontrollato prima del caricamento
  4. Caricamentosul portale del committente
  5. Ricevute di ritornol'esito vero, lavoro per lavoro
  • Lavoro 0412Acquisito
  • Lavoro 0413Acquisito
  • Lavoro 0414Da ricontrollare

Il lavoro da ricontrollare torna in coda, si rigenera e si ricarica: gli altri non si toccano.

Il nostro stato dice cosa abbiamo generato, non cosa ha acquisito il committente

Quando generi il consuntivo, il gestionale segna i lavori come inviati. Ma «inviato» vuol dire soltanto «file generato». Se ti fidi dello stato, un lavoro può sembrare a posto anche quando il committente non lo ha ancora acquisito, e nessuno lo ripesca.

  • L'esito sta nelle ricevute. Le leggiamo noi e marchiamo ogni lavoro: Acquisito oppure Da ricontrollare.
  • Solo da ricontrollare. Un filtro rigenera il consuntivo con i soli lavori non acquisiti.
  • Eccezione concordata. I lavori che il committente paga fuori consuntivo hanno uno stato loro e non vengono ricaricati due volte.
consuntivo / dati di esempio
Lavori di esempio con stato interno ed esito della ricevuta
LavoroNostro statoEsito ricevuta
Lavoro 0412inviatoAcquisito
Lavoro 0413inviatoAcquisito
Lavoro 0414inviatoDa ricontrollaredato mancante
Lavoro 0415inviatoAcquisito
Lavoro 0416inviatoDa ricontrollaredato da correggere
Lavoro 0417eccezione concordataPagato a partefuori consuntivo
Lavoro 0418inviatoAcquisito

Dati di esempio. Nota la colonna «Nostro stato»: è uguale per quasi tutti, l'esito no.

Meno errori sul consuntivo, meno ore a rifarlo

Prima

  • Excel a mano su centinaia di lavori, con dati digitati uno per uno.
  • Errori che emergono solo dopo il caricamento.
  • «Caricato» scambiato per «acquisito». Gli esiti stanno in un archivio che nessuno apre.
  • I conti non tornano col funzionario e si discute a voce.

Con il consuntivo mensile

  • Consuntivo generato dai lavori chiusi, secondo le regole del committente.
  • Le regole che cambiano nel tempo sono applicate dal gestionale, non da chi compila.
  • Ricevute lette: ogni lavoro ha il suo esito.
  • Ogni cambio di stato finisce in un registro con valore prima e dopo, quindi si può ripristinare.

Chiudi le discussioni con le prove

Può capitare che a fine mese i vostri conti e quelli del funzionario differiscano di un paio di lavori, magari per un'anagrafica mancante dal lato del committente. Il gestionale può preparare un confronto con un consuntivo già accettato, a dati mascherati. Così si porta una prova, non un'opinione.

Una nota di metodo: consuntivare un mese soltanto a mese concluso. I lavori chiusi dopo il caricamento restano orfani, per questo c'è un filtro che li fa emergere.

Storie di prodotto

Perché il consuntivo mensile funziona in questo modo. Vengono tutte da casi reali.

«Caricato» non vuol dire «acquisito»

Sintomo
Consuntivo caricato regolarmente. Poco dopo, per due lavori, la ricevuta dice che qualcosa non torna.
Causa
Il nostro stato si scrive alla generazione, non all'esito. I due lavori risultavano inviati e nessun filtro li ripescava.
Scelta
L'esito si legge solo dalle ricevute, mai dallo stato «inviato».

L'eccezione concordata

Sintomo
Per due lavori il committente aveva accettato di pagare fuori dal consuntivo.
Causa
Senza uno stato dedicato, qualcuno li avrebbe ricaricati una seconda volta.
Scelta
Stato «eccezione concordata, pagata a parte», con badge, filtro e registro delle modifiche.

Il committente cambia le regole, il tuo consuntivo no

Sintomo
Nel tempo le regole di compilazione sono cambiate più volte.
Causa
Sono regole del committente, che non sempre avvisa.
Scelta
Ogni cambio è assorbito nel gestionale e provato contro un consuntivo storico già accettato.

Domande frequenti

Il gestionale carica da solo il consuntivo sul portale del committente?

No. Il gestionale prepara il consuntivo nella forma richiesta dal committente e legge le ricevute di ritorno. Il caricamento resta un passaggio di chi fa la rendicontazione.

Che differenza c'è tra inviato e acquisito?

Inviato significa solo che il consuntivo è stato generato da noi. Acquisito è l'esito che il committente restituisce con le ricevute. Le due cose possono divergere, per questo leggiamo le ricevute.

Cosa succede ai lavori da ricontrollare?

Con il filtro dedicato rigeneri il consuntivo soltanto per quei lavori, senza toccare quelli già acquisiti.

Funziona con le regole di qualsiasi committente?

Il consuntivo si costruisce sulle regole del singolo committente. Ne parliamo nel progetto, partendo da un esempio che il committente ha già accettato.

Porta un consuntivo che non torna

Ci basta capire le regole del tuo committente. Se questo strumento non serve, te lo diciamo.

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